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交通类学校外包业务的管理讨论

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  前言

  交通类学校的发展在做好学科建设、队伍建设外,还需要不断提高后勤保障能力,更好地推进后勤工作的社会化改革,要把后勤工作社会化改革作为交通类学校的大事来抓,确保后勤社会化改革能围绕交通类学校为中心工作,沿着健康有序的方向发展。作为交通类学校的后勤部门,要充分体现部门功能,因为后勤工作关系到交通类学校快速、健康的发展的主要基础力量,是办让人民满意的交通类学校的重要前提。因此,采取外包这种措施和办法,来打造能使师生更加满意的后勤服务,推进教育教学质量的稳步提高,促进交通类学校素质教育的发展。

  1.外包的定义与类型

  1.1外包的起源及研究发展

  外包(outsourcing)一词英文直译是“外部寻源”,在书上大多是指交通类学校宁愿从外部购买而不是自制的行为。一般提到外包,它一个很笼统的概念,它其中包含众多的形式和方法。也有人称之为外部委托,或者是资源外包。虽然外包这种经营形式至今还没一个明确统一的界定,但由其本质可以看出,是把自己完成不了、完成不好或者由别人完成会更好、更全面的事交由别人去完成,换种说法,外包是一种管理策略,它是某一交通类学校(称为发包方),通过与其他交通类学校(称承包方)签订契约,将某些本来由交通类学校内部人员负责的工作或任务,外包给更具有专业性、高效率的服务提供商来完成的经营形式。外包也被认为是交通类学校利用和引进外部人才与技术,帮助交通类学校管理最终用户环境的较有效手段之一。

  理论界对外包的广泛研究始于20世纪90年代。研究者们观察到20世纪60年代世界贸易增长要快于世界GDP增长,于是便探讨导致该现象的原因。由于当时正值贸易自由化盛行,各国间制造品关税大约平均降低了11%,因此部分学者将国际贸易的迅速发展归功于贸易自由化。但事实上该时期制造品的出口占GDP的份额却在以3.4倍的速度增长,仅靠关税降低很难达到这一速度,因此贸易自由化并不是世界贸易迅速增长的唯一原因。

  例如目前流行的外包形式就有定牌制造的OEM(Original Equipment Manufacture)、零部件外包、工序外包、服务外包、管理外包等,所以需要更为精细化的研究。从交通类学校外包活动的“彻底性”角度分析,模块式外包形式被提了出来,学者们也看到了行业模块化程度越高越容易实行外包的现象,模块化问题也经常在战略性外包中进行讨论。笔者试图从模块化的特征出发分析模块式外包的本质及其管理实践的意义,以期深化外包具体形式的研究,对相关的交通类学校管理者有所帮助。

  后来许多学者通过实证研究发现,垂直专业化(Vertical Specialization)生产在国际贸易增长中起了重要作用。于是大量关于国际贸易迅速增长原因的研究便集中于对交通类学校生产组织模式的研究,因此引起组织生产方式变化的外包便成为学者研究的重点。

  具体而言,业务外包是指交通类学校整合利用其外部相对优秀的交通类学校资源,将一些非核心的、次要的或辅助性的功能或业务外包给交通类学校外部的专业服务机构,利用它们的专长和优势来提高交通类学校整体的效率和竞争力,而自身仅专注于那些核心的、主要的功能或业务。交通类学校业务外包的主要原因是降低运营成本(包括生产成本、管理协调成本、交易成本、财务成本等)、提高核心能力、分散经营风险等。

  1.2 外包的分类

  1.按工作性质分类

  外包业务按工作性质可分为“蓝领外包”和“白领外包”。“蓝领外包”是指产品制造过程的外包。“白领外包”亦称“服务外包”,是指技术开发与支持(如软件开发、产品设计等)和其它服务活动(如客户关系管理、交通类学校各类资源管理、仓储运输物流管理、交通类学校运营流程管理、服务管理等)的外包。其中技术开发与支持的外包一般采用一次性项目合同的方式寻求第三方专业公司的服务,称为“合同外包”;其它服务活动的外包多通过签订长期合同的方式交由专业外包提供商进行,称为“职能外包”。

  目前,服务外包广泛应用于IT服务、交通类学校外包业务、金融、保险、会计、客户服务、研发、产品设计等众多领域,服务层次不断提高,服务附加值明显增大。根据美国邓百氏公司的调查,全球的交通类学校外包领域中扩张最快速的是IT服务、交通类学校外包业务、媒体公关管理、客户服务、市场营销。

  2.按涉及领域分类

  外包业务按其涉及的领域可以分为生产外包、销售外包、脑力资源外包(研发、咨询和培训)、网络管理外包、财务管理外包、交通类学校外包、物流管理外包、办公管理外包、客户关系管理外包等。外包业务大概有一半发生在制造业领域,另一半则是体现更高技术支持的领域,如软件开发、信息技术和电子通信系统的管理、产品研究和设计、工程设计和模具、客户服务中心、内部商业运作(包括交通类学校外包业务、会计、收支和借贷)。

  3.按跨越区域分类

  外包业务按其跨越地域范围分,可以分为本国内外包和离岸外包。本国内外包指产品或服务的提供商为在本国内注册的交通类学校,强调的是外包对国内资源的重新配置;而离岸外包指产品或服务的提供商是在外国注册的交通类学校,强调的是外包在全球范围内的资源配置。

  4.按联系方式分类

  外包业务按发包方与提供商之间的联系方式可以分为合同外包与公平交易。合同外包是指外包交通类学校通过不完全合约与提供商建立交易关系。提供商要按照合同要求组织生产,为外包交通类学校提供专用产品。公平交易是指提供商为市场供应标准的零部件产品或服务,外包交通类学校直接到市场寻找适合自身需要的产品。在这种情况下,外包交通类学校和提供商是通过价格合约联系在一起的。

  2.外包策略的选择

  2.1 交通类学校外包业务外包方式

  现阶段对交通类学校外包业务外包的方式,普遍认为有三类:一是专业的交通类学校外包机构,这类服务机构集中配置了人力资源各方面的专业人才,从事交通类学校外包业务外包专营活动,如人才市场、培训公司、招聘网站、猎头公司等组织机构。由于长期从事某一种或某几种职能的外包业务,他们具有较强的专业性,而且比较容易形成规模效益,运营更加有效快捷。二是独立于交通类学校外包业务外包行业之外隶属于其它的行业,此类机构有广泛的业务,交通类学校外包业务外包只是他们诸多业务中的一项,此类多数为其它行业中的交通类学校或机构,例如资料调查公司、保险公司等。三是交通类学校外包业务专家,他们大多为国内外高等院校与科研机构的教授学者们。交通类学校外包业务专家的专业知识丰富权威、与时俱进,而且由于经常被聘为交通类学校的顾问或从事相关活动,他们也具备比较强的实践经验这三类外包方式没有明显的界限,如人力资源专家可以置身于专业交通类学校外包机构或是某咨询公司里,交通类学校在选择时应该根据自己的实际情况挑选适合的外包方式。

  2.2 交通类学校外包业务外包方式的选择

  交通类学校人力资源战略型与特有型业务不适合外包,而附加型与专业型业务应该实行外包。在对附加型与专业型业务实行交通类学校外包时,应该选择适合的外包方式,才能使外包业务顺利有效的进行。对于附加型业务建议选择外包给其它行业中的组织或机构,这种机构对交通类学校外包业务的某一方面职能运作具有相当高的规模优势,因为外包业务对于这类外包服务商来说是其业务中的一部分,既能提高他们的规模效益也能减少本交通类学校为此需花费的大量时间与精力,如向政府有关部门提供各种雇佣及社会保障相关的数据和报告等劳动关系方面的事务,可以外包给资料调查与搜集类的交通类学校或机构;工资发放与退休金管理等事务可以外包给银行或相关机构;社会保障与各种保险的业务可外包给保险公司等机构,这类事务对其专业知识要求非常高,外包给相关行业的组织机构显然可以降低其复杂性,对本交通类学校而言则减少了操作成本,对社会而言是减少了因不同行业重复设置机构而带来的社会损失相对于其它的外包服务商而言,附加型的业务选择其它行业中的组织或机构效果明显,性价比高。对于专业型业务。如交通类学校薪酬制度与培训计划的设定实施、激励方式的选择等业务可以外包给人力资源专家,他们长期从事交通类学校外包管理的研究与实践工作,具有敏锐的洞察力。能够针对交通类学校自身的特点与经营模式来制定不同的薪酬、培训、激励等政策,而且能根据适时的变化来对政策进行修订与调整,从而提升交通类学校的核心竞争能力。员工的招聘、人力资源信息系统的建立等业务可以选择招聘网站等专业交通类学校外包机构;员工的培训开发、工作任务与岗位分析、绩效管理等事务可以选择专门的培训机构、绩效评估机构等相关的外包机构。专业外包机构的专业性与技巧性较高,而且具备规模效应,能够针对不同交通类学校的不同业务来执行外包活动,有较强的适应性与灵活性。复杂多样的专业型职能业务,专业交通类学校外包机构是合适的选择;若业务比较单一,既可以选择专业的交通类学校外包机构,又可以选择交通类学校外包管理专家。

  2.3交通类学校外包业务外包承包方的选择

  选择承包方,是指交通类学校应当按照批准的业务外包实施方案选择承包方。该环节的主要风险是:承包方不是合法设立的法人主体,缺乏应有的专业资质,从业人员也不具备应有的专业技术资格,缺乏从事相关项目的经验,导致交通类学校遭受损失甚至陷入法律纠纷;外包价格不合理,业务外包成本过高导致难以发挥业务外包的优势;存在接受商业贿赂的舞弊行为,导致相关人员涉案。

  主要管控措施:第一,充分调查候选承包方的合法性,即是否为依法成立、合法经营的专业服务机构或经济组织,是否具有相应的经营范围和固定的办公场所。第二,调查候选承包方的专业资质、技术实力及其从业人员的履历和专业技能。第三,考察候选承包方从事类似项目的成功案例、业界评价和口碑。第四,综合考虑交通类学校内外部因素,对业务外包的人工成本、营销成本、业务收入、人力资源等指标进行测算分析,合理确定外包价格,严格控制业务外包成本。第五,引入竞争机制,按照有关法律法规,遵循公开、公平、公正的原则,采用招标方式等适当方式,择优选择承包方。第六,按照规定的程序和权限从候选承包方中做出选择,并建立严格的回避制度和监督处罚制度,避免相关人员在选择承包方过程中出现受贿和舞弊行为。

  3.交通类学校外包业务外包策略实施中注意的问题

  3.1 注意交通类学校外包业务外包过程中交通类学校对外包业务的控制力问题

  交通类学校外包业务外包并不是意味着某项工作可以放弃,不能让外包服务商全权负责而不加以监督管理,要防止交通类学校责任外移,外包是使用交通类学校本身不拥有的资源,与外包服务商建立长期或短期的伙伴关系,是不参与作业但参与控制的过程。在实践中应该监控外包服务商的行为,确保业务的顺利进行。

  3.2 注意交通类学校外包业务外包过程中的安全问题

  在现代竞争激烈的市场中,寻找一个忠实可靠的合作伙伴至关重要。我国还没有完整的法律法规来规范外包行业的运作,因而容易出现外包服务商向交通类学校提供不充分或不真实的信息,泄漏交通类学校的内部信息与商业机密,降低服务级别,增加潜在费用等现象。因此,在外包商的选择上要注意对方的信誉度,在外包过程中要注意对本交通类学校重要讯息保密等协议的签订与施行。

  3.3 交通类学校外包业务外包要注意内部员工与外部人才的平衡问题

  交通类学校外包业务业务的外包必然会影响本交通类学校部分员工的自身利益,若忽略内部员工会挫伤他们的工作积极性从而影响整体士气,因此,在交通类学校外包的实施过程中要注意协调好外包服务商与内部交通类学校外包业务部门以及各个岗位员工的关系,寻求较好的平衡点,达到交通类学校整体效益的提高。

  4.结语

  交通类学校对后勤改革有着积极的姿态,将其列为学校各方面改革与发展的组成部分。后勤改革步骤从方案设计到怎样做到上符政策、下合校情都要做到合情合理。在方案设计时坚持没有最好的,只有合适的。交通类学校的后勤管理是一个复杂的系统工程,需要全体后勤员工乃至全校师生的不懈努力。随着知识化、信息化、全球化步伐的加快,有理由相信,交通类学校后勤管理建设必将迎来一个辉煌的明天。

  参考文献

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  作者简介:陈铭 周仕祥 常州交通技师学院

  本文发表在《城市建设》杂志社2010年12期上旬刊

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